【便利】Outlookで新規メール作成の時短テクニック2選

後輩

他社からのメールもこんな感じの署名が書かれてるけど毎回入力しているの？

先輩

Outlookでは自動挿入する方法があるんだよ。今回はこの方法を紹介します

設定方法

①Outlookを開き、左上のファイルをクリック

②左下のオプションをクリック

③オプションウィンドウが出てくるので左側のメールタブをクリック右側に署名(N)ボタンがあるのでここをクリック。

④以下のウィンドウの新規作成ボタンをクリックする。

⑤署名の名前が出てくるので、「署名の編集」枠内に自分の挿入したい署名を記入する。規定の署名の選択からどういうときに署名を自動挿入するか選択し、下部のOKボタンをクリックする。

⑥新規メール作成・返信・転送メール作成時に以下のように自動挿入されるようになります。

⑦メール作成画面のリボン内に「署名」ボタンがあります。こちらをクリックすることで、「社内用」「社外用」を切り替えることが出来ます。また「署名(S)」をクリックすることでも編集ウィンドウを開くことが出来ます。

定型文を出力する方法

後輩

いつも月初めに送る定型文メールを作るの面倒くさいなー

先輩

それならクイックパーツ機能を使うとボタン１つで入力出来るよ

後輩

本当？だけど難しいんじゃないの？

先輩

とても簡単だから、5分で定型文を登録・出力出来るよ

たった2工程の設定方法

Outlookの基本機能を用いた方法

①まずは新規メール作成画面で定型文を記入する。

②下記のウィンドウが出てくるので名前欄に記入しOKをクリック

③クイックパーツをもう一度選択すると、登録した名前・挿入分が選択肢として出てくるのでクリックすると挿入される。

後輩

たったこれだけで定型文を挿入出来たのか⁉知らなくて損してたー！！

文字入力時によく使う文字を予測に出す方法

後輩

メールで自分も名前を入力する時に1発で出てこなくて1文字ずつ書いてるんですよね。

先輩

それならパソコンの設定で単語を登録すると1発で出せるから教えるよ！

IME(日本語入力システム)機能について

①パソコンの右下にある『A』や『あ』となっている箇所を右クリックするとメニューが出てくる

　メニューの中から「単語の追加」をクリックする

②以下のウィンドウが出てくるので『単語』と『よみ』部分に登録したい文字を入力する。

　以下の例では『南無阿弥陀仏』という単語を記憶させたく、『な』という一文字を入力しただけで予測ワードに『南無阿弥陀仏』が出てくるようになる

③上記のように単語を登録することで以下のように、予測キーワードの上位に登録した単語が出てくることになります。(※中村が上位に出てくるのなんなん？ｗ)