Outlookの添付ファイルを毎回手動で保存していませんか？
本記事では、Power Automateを使って
「Outlookに届いた添付ファイルを自動でBoxに保存する方法」
を画像付きでわかりやすく解説します。
この方法を使えば、
・手作業の保存作業をゼロに
・ファイル名の自動変更
・業務時間を大幅削減
が可能になります。
添付資料の自動保存化
・業務のひとつに他部署から送られてきたメールの添付資料を名前を変えてBOXに保存するだけの単純作業がありました。これはPowerAutomateで自動化することですることが出来ると考え、作成してみました。
PowerAutomateで作成するにあたって、メールの件名には毎回同じ文言があり、添付資料が付いているものを受信したときに自動で作動するフローを作成しました。
これは他の方のブログ等でも紹介されていますが、作成するに当たり何点か躓いたところがあったのでご紹介させていただきます
自動化の完成イメージ（フロー全体図）
各工程の説明
手順①：トリガー設定（メール受信）
今回は上記のように、件名に『桟橋』と書いてあり、添付ファイルが付いている場合にフローが動作するように設定しました。その他に『宛先』。『差出人』、『CC』などで作動する条件を決めることもできますので、ご自由に設定してください。
現在の時刻
ここは添付ファイルをBOXに保存する際に、現在の日付をファイル名としたいので現在の時刻をPowerAutomate内で取得します。とくに設定をする必要はありません
タイムゾーンの変換
『現在の時刻』で取得した現在時刻は協定世界時で取得しており、日本の場合は9時間の時差が発生していますので、時差分を修正する処理を行っています。Soruce time ZoneとDestination time zoneにプルダウンから上記のように設定します。
Time unitには下記のコードを動的コンテンツの式に記入します
formatDateTime(addHours(utcNow(), 9), ‘yyyyMMdd’)
これにより、下記画像のBaseTime:2025-04-28T01:18:15.9029443Zから20250428の形に変換することが出来ます。
For Each
動的コンテンツから『新しいメールが届いたとき(V3)』で取得した『添付ファイル』を選択します。これにより、『新しいメールが届いたとき(V3)』で設定した条件に合うメールが来た際に、すべての添付ファイルに処理を行うことが出来るようになります。
手順②：添付ファイルの取得
添付ファイルの内容を取得するためには、動的コンテンツから新しいのメールが届いたとき(V3)から
『メッセージID』と『添付ファイルのID』を選択します。
手順③：Boxへ自動保存
フォルダーのパス欄には’/testフォルダ’などの様に直接フォルダパスを記入しています。右にあるフォルダアイコンから保存先を選択した場合は誤動作に繋がることがある為です。
・ファイル名には動的コンテンツの式で下記コードを記入します
concat(body(‘タイム_ゾーンの変換’), ‘ 現在船舶給水データ.xlsx’)
これは『タイムゾーンの変換』の出力：20250428と定型文をファイル名にしています。今回の場合だと【20250428現在船舶給水データ.xlsx】というファイル名で保存されます。
・ファイルコンテンツには動的なコンテンツの『新しいメールが届いたとき(V3)』で取得したコンテンツのバイト数を選択します。
以下の記事では添付ファイルを保存するか選択出来るようにする方法も解説してますのでご参考までに確認してみてください
チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する
最後にPowerAutomateフローが動作したことを認知出来るように、Teamsのチャットに通知が来るように設定をします。通知が必要ない方はここは付けなくてよいです。
実際に使って分かったメリット・デメリット
・今回のRPAでは動作したことを、自分にTeamsチャットで知らせるようにしているが、ファイルを使用する人からいつ格納されているか分からないから、毎回保存されているか確認しなくてはならないと指摘された。最初は関係者に連絡するように考えていたが、定期的に確認することが決まっているので連絡不要と考えていたが、メールを送ってくる別部署の人間がメール送信忘れにより、定期で確認した際に保存されておらず、業務を進めることが出来ない状態となった。(定期的とは隔週土曜日なので１日メール送信が遅れるとつぎは２週間後になってしまう)。その為、連絡先をファイルを使用する関係者を含めたグループチャットを作成し、そこにチャットを送るように修正した。
さらなる改善として、別部署の人間がファイルを保存するフォルダがあるならば、そこに新規保存されたファイルをコピーしてくるRPAを構想したいと考えているが、別部署の人間と協議しなくてはならない為、今後の課題とする。
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