ExcelやPowerpointなどを定期的にPDFとして保存したいことがありませんか？
私の職場では管理リストを電子化しており、リストに記入したら上司承認はPowerAutomateを用いて自動で上司に連絡が入り、確認する体制を構築しています。これについては以前に解説しているので以下の記事をご確認ください。
この業務で自動化する際に、上司から宿題として考えておくように言われたことが
電子管理リストを誤って削除したり、内容が変更されたときのためにPDF化して保存できるように出来ないか考えてほしい
というものでした。
これを実現するために試行錯誤を行い、解決法を構築したので共有致します。
※なぜか他の人のブログではどこにも紹介されていないので苦労しました・・・
フローの概要
今回の場合は以下の２つのフローを準備しました
①PDF化したいファイルを一時的にOneDriveに複写する
②OneDriveに複写されたファイルをPDF化し、BOXフォルダに格納する
①PDF化したいファイルを一時的にOneDriveに複写する
1.Recurrence
ここではPDF化を行う周期を入力します。今回の場合は２週間に１回動作するように設定しています
２．パスによるファイルコンテンツの取得
ここでは
・サイトのアドレス：PDF化したいファイルがあるSharepointのアドレス
・ファイルパス：PDF化したいファイルのパス
を入力しています。プルダウンから選択することで入力を行っています。
３．ファイルの作成(OneDrive for Business)
ここでは”パスによるファイルコンテンツの取得”にて取得したコンテンツデータを用いてOneDriveにファイルを複写します。
１．フォルダーのパス：OneDriveに保存するフォルダ名
２．ファイル名：複写したファイルの名前を決める ※ここでは元ファイル名と同じように”.xlsx”と記入しないと謎のファイルが出来てしまうので注意
３．ファイルコンテンツ：動的コンテンツから”パスによるファイルコンテンツの取得”にて 取得したデータを選択する
②OneDriveに複写されたファイルをPDF化し、BOXフォルダに格納する
１．ファイルが作成されたとき
ここでは
フォルダー：”①PDF化したいファイルを一時的にOneDriveに複写する”で複製したPDF化したいファイルを保存したOneDriveのフォルダを選択する。
２．パスを使用したファイルの変換(OneDrive for Business)
ここでは
ファイルパス：”ファイルが作成されたとき”に得た動的コンテンツからファイルパスを選択する
ターゲットの種類：PDF となっていることを確認する
３．ファイルの作成１(OneDrive for Business)
ここでは
ファルダーのパス：PDF化したファイルを保存する場所を選択
ファイル名：任意の名前を入力、今回は元の名前になるようにした
ファイルコンテンツ：”パスを使用したファイルの変換(OneDrive for Business)”で得た動的コンテンツから”ファイルコンテンツ”を選択
４．パスによるファイルコンテンツの取得(OneDrive for Business)
ここではOneDriveに保存したPDF化したファイルをBOXに複写するためにデータを得る
ファイルパス：”ファイルの作成１”で得た”パス”を選択する
５．ファイルの作成(BOX)
ここでは
フォルダーのパス：BOXにPDF化したファイルを保存する場所のパスを入力
ファイル名：任意の名前を設定 ※末尾に”.pdf”を入力すること
ファイルコンテンツ：”パスによるファイルコンテンツの取得(OneDrive for Business)”で得た動的コンテンツから”ファイルコンテンツ”を選択する
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